Automatisch
Rechnungen auslesen, prüfen und kontieren; Klärfälle für Ihr Team bündeln.
- Rechnungsdaten und Stammdaten abgleichen
- Kontierung vorschlagen und gegenlesen
- DATEV-Stapel mit Postensperre vorbereiten
Eingangsrechnungen prüfen und DATEV-Buchungsstapel vorbereiten.
Der Finance Agent liest, prüft und kontiert, Ihr Team klärt die Ausnahmen und gibt den Stapel frei.
Eine fachliche Basis, die wir an Ihre Abläufe anpassen.
E-Rechnungsverarbeitung · Projekt · im Pilot beim Kunden
Im Pilot beim ersten Kunden: E-Rechnungen laufen bis zum fertigen DATEV-Stapel. Nächster Schritt: der gemeinsame Testimport in DATEV.
Was der Finance Agent übernimmt
Automatisch
Rechnungen auslesen, prüfen und kontieren; Klärfälle für Ihr Team bündeln.
- Rechnungsdaten und Stammdaten abgleichen
- Kontierung vorschlagen und gegenlesen
- DATEV-Stapel mit Postensperre vorbereiten
Lesen: Strukturierte Rechnungsdaten aus XRechnung und ZUGFeRD einschließlich EXTENDED maschinell auslesen. PDF- und Scanrechnungen mit zwei unabhängigen KI-Lesungen und Feldvergleich verarbeiten.
Erkennen: Empfänger und Lieferant über USt-IdNr., Kennungen, Name und Anschrift zuordnen.
Prüfen: Technische Validierung gegen das für das Rechnungsformat eingerichtete Regelwerk, ergänzt um Rechenprüfungen. Dubletten werden gesperrt; eine Dublette mit abweichender Bankverbindung erzeugt eine Betrugswarnung; bei Abweichung zum DATEV-Stamm greift eine Zahlungssperre. Lastschrift, bar oder verrechnet wird für den Zahlungsvorschlag gesperrt.
Kontieren: KI-Vorschlag je Position aus Ihrem Kontenplan, Gegenlesung durch ein zweites Modell und Regeln je Lieferant und Steuersatz. Korrekturen fließen in spätere Vorschläge ein. Am Beleg sehen Sie, wie viele Kontierungsvorschläge bei diesem Lieferanten übernommen wurden. § 13b wird für die häufigen Fälle unterstützt.
An DATEV übergeben: EXTF-Buchungsstapel mit Postensperre, damit der Zahlungsvorschlag gesperrte Posten auslässt. Unsichere KI-Kontierungen tragen den Vermerk „KI ungeprüft“.
Beim Start eingerichtet
Konten, Stammdaten und Rollen passend zu Ihren Abläufen einrichten.
- Kontenplan und Lieferantenstamm übernehmen
- Buchungshistorie nutzbar machen
- DATEV-Profil, Rollen und Automatik einrichten
SKR03 und SKR04 sind enthalten. Ihren eigenen DATEV-Kontenplan importieren wir bei der Einrichtung.
Den Lieferantenstamm übernehmen wir aus dem DATEV-Personenkontenplan. Der importierte DATEV-Stamm dient als Referenz für den Abgleich. Die nötige fachliche Freigabe gehört zur Einrichtung.
Die Buchungshistorie aus DATEV macht typische Konten je Lieferant für die Kontierung nutzbar.
DATEV-Profil mit Kontenlänge und Wirtschaftsjahr einrichten.
Nutzer, Rollen und Automatik-Schalter passend zu Ihren Verantwortlichkeiten einrichten.
An Ihre Abläufe angepasst
Prüfregeln, Eingangswege und Anbindungen nach Ihrem Bedarf im Pilot abstimmen.
- Prüf- und Kontierungsregeln abstimmen
- Standard- und Prüffälle unterscheiden
- Pilotanpassungen gemeinsam priorisieren
Prüf- und Kontierungsregeln auf Ihre Abläufe abstimmen.
Standard- und Prüffälle unterscheiden und Freigaberollen einrichten.
Im Pilot richten wir nach Ihrem Bedarf ein: Rechnungseingang per E-Mail-Postfach oder Ordner, Anbindung an Ihr DMS, Lieferantenlisten, Gutschriften und Anzahlungen, Rechnungen in Fremdwährung, Kostenstellen sowie weitere Rechnungsformate.
Die wichtigsten Anpassungen kommen in Ihrem Pilot zuerst.
Weitere Systemübergänge beschreiben wir im Ausblick.
Ihr Team und die Zahlungseingänge
Was Ihr Team tut
Buchung und Zahlung bleiben bei Ihnen – der Finance Agent bereitet vor, Ihr Team gibt frei.
Zahlungseingänge zuordnen
Projekt · Zahlungseingänge: verfügbar für Pilotkunden
Pilotpartner gesucht
Kontoauszüge, offene Posten und Avise zuordnen; offene Fälle in der Klärungsliste bündeln.
Über Zahlungseingänge sprechenPilot und Anpassung auf Anfrage
Im Erstgespräch klären wir Ihre Rechnungswege und Ihre DATEV-Ausgangslage. Danach erhalten Sie einen Vorschlag für Pilotumfang und Vorgehen.
Sicher betreiben und übergeben
Betrieb und Sicherheit
Betrieb auf Servern in Deutschland; welche KI-Dienste die Verarbeitung nutzt, legen wir je Kunde vertraglich fest.
Tägliche verschlüsselte Sicherung, getrennt vom Anwendungsserver aufbewahrt.
Zur Sicherheitsseite →DATEV-Format geprüft
Unser DATEV-Stapel besteht das offizielle DATEV-Prüfprogramm ohne Beanstandung.
Zum Projektsteckbrief →Einzelheiten zu Betrieb, Zahlungseingängen und Pilotdaten
Betrieb und Sicherheit
- Trennung der Daten je Mandant und vollständiger Datenexport je Mandant.
- Tägliche verschlüsselte Sicherung.
- Protokoll der Entscheidungen je Beleg.
Ihr Team erhält die passenden Unterlagen zu Betrieb und Datenverarbeitung.
Was Ihr Team tut
Die Klärungsliste nennt Grund und nächste Handlung. Mit eingeschalteter Automatik gehen Standardfälle ohne Klick in den Stapel.
Zahlungseingänge zuordnen
Kontoauszüge in CAMT.053 und MT940, offene Posten und Avise einlesen. Teil- und Sammelzahlungen sowie Zahlungen ohne Rechnungsnummer zuordnen; Skonto wird rechnerisch nachgewiesen. Eine durchsuchbare Klärungsliste bündelt offene Fälle.
Automatischer Ausgleich braucht einen Referenz- oder Avis-Anker; gebucht wird nach Bestätigung.
Echte Rechnungsdaten übermitteln Sie erst über den dafür eingerichteten geeigneten Übertragungsweg.
Ausblick
Heute
Eingangsrechnung → Prüfung und Kontierung → Klärung durch Ihr Team → DATEV-Buchungsstapel
Zahlungseingänge und offene Posten → Zuordnung und Klärung
Als Design-Partner im Mittelstand entwickeln Sie mit uns den nächsten passenden Systemübergang.
Design-Partner werdenGeplant: KI-Agenten für weitere Systemübergänge
Geplant sind weitere Übergänge zwischen ERP, DMS und Fachsystemen – mit begrenzten Befugnissen, menschlicher Freigabe, Schattenbetrieb und Not-Aus. Hinzu kommen sollen Prognosen der Zahlungseingänge und Bedienung per Chat oder Sprache.
Ihre Rechnungswege besprechen
Sie sprechen mit uns über Ihren Rechnungseingang und die DATEV-Übergabe. Wir klären als Entwicklungsteam die fachliche und technische Ausgangslage und schlagen danach Pilotumfang und Vorgehen vor.